eSocial: as medidas que as empresas devem adotar para entrarem em conformidade

O eSocial é um projeto conjunto do governo federal que integra o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica, a Secretaria de Previdência, o INSS e a Receita Federal.

O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

O eSocial é um projeto conjunto do governo federal que integra o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica, a Secretaria de Previdência, o INSS e a Receita Federal. Na prática, o eSocial será a nova forma de prestação de informações feita pelo empregador que entrará em vigor no Brasil em 2018 e integrará a rotina de mais de 8 milhões de empresas e 40 milhões de trabalhadores.

A transmissão eletrônica desses dados simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia e erros de preenchimento, substituindo 15 obrigações, hoje entregues separadamente a cada ente.

Os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada (formulários que serão substituídos):

– GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
– CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
– RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
– LRE – Livro de Registro de Empregados
– CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
– CD – Comunicação de Dispensa
– CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
– PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
– DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
– DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
– QHT – Quadro de Horário de Trabalho
– MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
– Folha de pagamento
– GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
– GPS – Guia da Previdência Social

O objetivo principal da ferramenta é tornar menos burocrática a prestação das informações inerente aos empregados, por parte da empresa, e, com isso, diminuir os erros que ainda são cometidos no preenchimento de formulários. O eSocial, também, auxiliará no que se refere a transparência das informações a serem prestadas à administração federal.

A rotina das empresas passará por uma grande transformação, uma vez que o eSocial unificará o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o Governo Federal, fato que demandará das empresas a integração total dessas informações. E a partir daí, a inteligência do sistema adotado vai “agregar” valor a tais dados, pois será capaz de relacionar as informações, detectar erros.

Não haverá cobrança de multa para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações.

No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficarão praticamente inviáveis, se ela não se adequar ao eSocial.

O eSocial disponibilizou a partir de 1° de Julho de 2017 o acesso ao ambiente de testes da plataforma para todas as empresas do país simularem a utilização do sistema.

A etapa tem como objetivo preparar o setor produtivo, para o início da utilização obrigatória do sistema, que começa em 1° de janeiro de 2018, para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais e 1° de julho de 2018, para todos os demais empregadores do país.

O tratamento simplificado dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte, ao MEI com empregado, segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa física será definido futuramente. (Resolução CD/eSocial nº 2/2016 – DOU 1 de 31.08.2016)

De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, a implantação deste período de testes tem como foco a adaptação das empresas ao sistema e o aperfeiçoamento da plataforma por parte do governo federal.

Esse é o momento para que as empresas possam aperfeiçoar seus cadastros e validar seus sistemas antes do início da obrigatoriedade oficial do uso do eSocial em 2018.

De imediato, as principais medidas que as empresas devem adotar para entrar em conformidade com o eSocial é a qualificação cadastral, a revisão de processos administrativos, bem como a criação de um grupo para cuidar da implantação do sistema.

Mudanças no comportamento dos colaboradores não ocorrem de forma rápida, da noite para o dia. Para mudar a “cultura” de anos e anos de trabalho, suprimir vícios, eliminar descuidos, a empresa precisa de tempo, de mudança de atitude, de preparação, coordenação e supervisão efetiva.

Deixar para se preocupar com o eSocial no ano da sua implantação é uma atitude “suicida” porque não haverá tempo hábil para entender o sistema e adequar-se a ele.

Listamos a seguir quais providências tomar antes do sistema eSocial se tornar obrigatório:

suprimir vícios e descuidos;aperfeiçoar cadastros;criar e treinar o grupo responsável pela implantação do sistema;treinar e reciclar colaboradores;criar rotinas de coordenação e supervisão efetiva;revisar processos administrativos;integrar as informações para envio;auditar as rotinas e processos de trabalho;implantar software adequado e previamente validado.

Fonte:
http://portal.esocial.gov.br
Decreto 8373/2014
Resolução CD/eSocial nº 2/2016
http://www.esocial.iob.com.br







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